GDPR tietosuoja-asetus

 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) astui voimaan 25.5.2018. Joillakin yrityksillä muutos tulee olemaan todella iso (esim. verkkokaupat, puhelinmyyntifirmat jne.). Toisilla, kuten meidän pienellä yhdistyksellä asetuksen voimaantuloa tuskin edes huomaa, koska meillä ei ole kaupalliseen toimintaan liittyvää markkinointia.  Olette varmasti saaneet asetuksen voimaan tulon yhteydessä viestejä useilta eri tahoilta, joiden kanssa olette olleet aiemmin tekemisissä. Kaikissa niissä viesti on sama, asiakkaan / jäsenen tietoja käsitellään ja säilytetään oikein ja huolellisesti. Näin teemme myös SUN ry:ssä.

 GDPR asetus määrittelee mm. henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröintiin sekä tiedottamiseen liittyviä asioita. Meidän yhdistyksen osalta tämä vaikuttaa ylläpitämäämme jäsenrekisteriin, sekä sähköpostiviestintään jäsenille. Asetuksen myötä, kaikilla jäsenillä on oikeus tietää, miksi henkilötietoja kerätään jäseneksi liittymisen yhteydessä, mihin henkilötietoja käytetään sekä miten tietoja säilytetään. Jäsen voi myös, milloin tahansa pyytää tiedon siitä, mitä henkilötietoja hänestä on jäsenrekisterissämme. Tämän lisäksi jäsenillä on oikeus pyytää poistamaan yhteystiedot sähköpostilistalta, jota yhdistys käyttää yleiseen viestintään jäsenille.

Yhdistyksen jäsenrekisteri:
Jäseneksi liittyessään, jäsenestä pyydetään seuraavat tiedot:

Nimi 
-jotta voimme yksilöidä jäsenemme, sekä kohdistaa jäsenetuja kuten esimerkiksi vuosittain jaettavat kiertopalkinnot.

Osoite
-jotta voimme tarvittaessa lähettää jäsenyyteen kuuluvaa kirjepostia jäsenille, sekä jotta voimme maantieteellisesti pyrkiä kohdistamaan järjestettäviä tapahtumia sinne missä jäsenemme ovat.

Sähköpostiosoite
-jotta voimme lähettää jäsenille kohdennettua tietoa suoraan jäsenelle.

Syntymäpäivä ja vuosi
-jotta voimme tarkistaa jäsenistön äänioikeuden yleis- ja vuosikokouksissa. Äänioikeus on kaikilla 15 vuotta täyttäneillä varsinaisilla-, perhe- ja kasvattajajäsenillä.

Jäsenhakemuslomakkeen kohta jossa kysytään unkarinvinttikoiran omistamisesta / hankkimisaikeesta tullaan muuttamaan vapaaehtoiseksi kohdaksi.

Jäsenrekisteriä säilytetään jäsenyyden voimassaoloajan, salatun yhteyden takana virtuaalipalvelimella ja tietoihin pääsee vain kulloinkin istuva hallitus. Mikäli haluat nähdä mitä tietoja sinusta jäsenrekisterissä säilytetään, tai haluat että tietoja poistetaan, tai mikäli toivot että emme enää lähetä sähköpostiisi yleisiä jäsentiedotteita, olethan yhteydessä: sun.sihteeri@gmail.com